La sintesi in 60 secondi
n8n, Make e Zapier sono i tre motori di workflow automation che le PMI italiane usano per automatizzare: una mail in arrivo che crea un record nel CRM, una riga in un foglio che manda una notifica, un lead che parte per un percorso di marketing. Zapier è il più semplice e il più costoso per volumi alti; Make ha il miglior rapporto facilità/funzionalità; n8n è il più potente e flessibile, con l'opzione self-hosted che tiene i dati nel tuo server (o in cloud UE). La scelta giusta dipende da tre variabili: quante operazioni fai al mese, chi le mantiene, e quanto sono sensibili i dati che trattano.
Come funzionano (e cosa hanno in comune)
Tutte e tre funzionano con lo stesso modello mentale:
- Trigger: l'evento che avvia il workflow (nuova email, riga in un foglio, webhook);
- Azione: cosa succede (crea record CRM, invia messaggio, aggiorna foglio);
- Connettori: integrazioni pronte con centinaia di app (Gmail, Slack, Sheets, Airtable, HubSpot...);
- Logica: condizioni, filtri, loop, e (in misura diversa) codice custom.
Le differenze sono nel prezzo per operazione, nella potenza delle funzioni, nella possibilità di self-hosting e nella UX.
Il confronto in una tabella
Zapier: il punto di partenza per chi non ha tempo tecnico
Voto: 8/10 per iniziare, 6/10 per consolidare.
Zapier è la piattaforma con la libreria di integrazioni più vasta e la UX più semplice. Il suo modello "se succede X, fai Y" è comprensibile da chiunque: si configura in minuti e si collega a qualsiasi app con un account.
I punti di forza
- La massima copertura di integrazioni: se l'app esiste, Zapier ha il connettore;
- Curva di apprendimento quasi zero; l'automazione la costruisce il responsabile commerciale, non l'IT;
- Ecosistema enorme di template pronti.
I punti deboli
- Il prezzo scala male: il costo è per operazioni (task) con limiti mensili severi. Una PMI che fa 5.000-20.000 task/mese paga 30-100 €/mese, e ogni workflow "in più" consuma task;
- Logica limitata: filtri e condizioni esistono, ma loop complessi e trasformazioni dati sono scomodi;
- Il codice custom esiste (Code by Zapier) ma è limitato in esecuzione e memoria.
Per chi è
Aziende che vogliono il primo esperimento senza alcuna barriera, o che hanno esigenze semplici (una decina di automazioni base). Il prezzo da pagare: task limitati e logica piatta.
Make: il miglior rapporto prezzo/funzionalità
Voto: 8,5/10, la scelta più equilibrata per la maggior parte delle PMI.
Make (ex Integromat) è la piattaforma che più spesso consigliamo come default. L'interfaccia visuale a canvas rende visibile l'intero workflow, e la potenza delle funzioni copre l'80% dei casi reali senza scrivere codice.
I punti di forza
- Operazioni molto più economiche di Zapier (10.000 operazioni da ~9 €/mese): il costo per volume è di un ordine di grandezza inferiore;
- Data residency UE di serie (datacenter UE): un vantaggio concreto per il GDPR;
- Strumenti di dati integrati: parser, aggregatori, router, iteratori che gestiscono trasformazioni complesse;
- Scenari con modalità schedulazione e webhook chiare.
I punti deboli
- La curva di apprendimento è più alta di Zapier: chi non ha mai visto un workflow impiega qualche ora per orientarsi;
- La logica avanzata (loop annidati, error handling fine) richiede studio;
- Non esiste self-hosting: sei legato al cloud (UE, ma cloud).
Per chi è
PMI che vogliono consolidare le automazioni (10-100 workflow) senza assumere un tecnico, con costi prevedibili e residenza dati UE. È il motore dei nostri progetti di automazione più leggeri.
n8n: potenza e controllo (anche self-hosted)
Voto: 9/10 se c'è (o si affitta) una figura tecnica, 7/10 senza.
n8n è l'opzione "developer-first". È open source, si può installare sul proprio server (community edition gratuita, limiti di utilizzo a licenza) e dà accesso a codice, loop avanzati, webhook e integrazioni custom illimitate.
I punti di forza
- Self-hosted = dati nel tuo server: il massimo del controllo per GDPR e dati sensibili. Le nostre architetture dati critiche usano n8n self-hosted o cloud UE;
- Nessun costo per operazioni in self-hosted: paghi il server, non il task;
- Potenza illimitata: nodi Code, HTTP Request, logica arbitraria. Qualsiasi API si integra;
- Error handling professionale: retry, fallback, log completi;
- Community grande e roadmap attiva.
I punti deboli
- Manutenzione: aggiornamenti, backup, monitoraggio del server sono a carico tuo (o del tuo consulente). Il cloud n8n (da ~24 €/mese, data center UE) elimina questo costo;
- Curva di apprendimento tecnica: interfaccia meno guidata; serve familiarità con concetti come webhook, JSON, paginazione;
- Meno connettori "pronti" rispetto a Zapier, ma i nodi HTTP + Code coprono tutto.
Per chi è
Aziende con dati sensibili, volumi alti o esigenze custom, con una figura tecnica interna o un retainer AI ops esterno (il mantenimento fa parte del servizio eTuka). È il motore del caso studio del distributore B2B: report automatici, sync SQL Server → PostgreSQL, alert.
La matrice decisionale per la tua azienda
Rispondi alle 5 domande:
- Chi costruirà i workflow? Un commerciale senza tempo tecnico → Zapier o Make. Una figura tecnica o un consulente → n8n.
- Quante operazioni fai al mese? Sotto 2.000 → Zapier ok. Tra 2.000 e 50.000 → Make. Sopra o illimitate → n8n self-hosted.
- Quali dati passano nei workflow? Dati personali o segreti → self-hosted o cloud UE con accordi verificati. Tutto il resto → qualsiasi.
- Servirà logica complessa? Loop, trasformazioni, API custom → n8n. Filtri semplici → tutti e tre.
- Chi manterrà il sistema tra 2 anni? Nessuno → evita il self-hosted. Un fornitore → valuta n8n.
La regola pratica: Zapier per provare, Make per consolidare, n8n per controllare.
Un consiglio da chi li usa ogni giorno
I progetti di automazione falliscono raramente per la piattaforma sbagliata: falliscono per processi non definiti, dati sporchi e nessun responsabile. La piattaforma è l'ultima variabile da scegliere, non la prima.
Detto questo, un errore concreto che vediamo spesso: partire con Zapier "perché è facile" e ritrovarsi dopo 6 mesi con 40 automazioni che costano 300 €/mese di task e logica ormai inadeguata. La migrazione a Make o n8n poi costa. La scelta giusta fin dall'inizio costa meno del refactoring.
Nei progetti eTuka il default è: n8n (self-hosted o cloud UE) per le architetture dati, Make per le automazioni operative, Zapier solo per esperimenti singoli del cliente. La guida completa sui report automatici mostra l'architettura reale in cui questi motori si inseriscono.