Assistenza software gestionale: chi risponde quando qualcosa si ferma
In breve Un contratto di assistenza per il gestionale e per le automazioni collegate costa a una PMI tra 350 e 1.800 euro al mese, secondo quanto è complesso quello che c'è da tenere in piedi. Deve comprendere controllo automatico che tutto giri, correzioni incluse, aggiornamenti e un monte ore per le modifiche. Se comprende solo "ci chiami quando c'è un problema", non è assistenza: è una tariffa oraria travestita.
La telefonata che nessuno vuole fare
Il report automatico non è arrivato lunedì mattina. Nessuno se n'è accorto fino a mercoledì, quando serviva.
Chiami chi te l'ha fatto. Risponde dopo due giorni. Ti dice che il gestionale è stato aggiornato e ha cambiato qualcosa, che serve un intervento, che manda un preventivo.
Nel frattempo hai ripreso a fare il report a mano.
Non è un caso limite. È quello che succede sistematicamente quando un progetto viene consegnato e poi abbandonato. E succede più spesso con le automazioni che con i software tradizionali, perché le automazioni vivono attaccate ad altri sistemi che cambiano senza avvisare.
Perché le automazioni si rompono
Non perché siano fragili. Perché dipendono da cose che non controlli.
Il fornitore del gestionale rilascia un aggiornamento e sposta un campo. Il fornitore dell'intelligenza artificiale ritira la versione che stavi usando. Cambia il formato di un documento che ricevi. Scade una password. Il commerciale che riceveva gli avvisi cambia mail.
Ognuna di queste è banale da sistemare, se qualcuno se ne accorge. Il problema è accorgersene.
Cosa deve esserci in un contratto serio
| Voce | Cosa vuol dire in pratica |
|---|---|
| Controllo automatico | Un sistema verifica ogni giorno che tutto sia andato a buon fine e avvisa se no. Senza aspettare che te ne accorga tu |
| Correzioni incluse | Se qualcosa si rompe, viene riparato senza un preventivo ogni volta |
| Aggiornamenti | Adeguamento quando cambiano i programmi collegati o i sistemi di intelligenza artificiale |
| Ore per modifiche | Un monte ore mensile per i cambiamenti piccoli, dichiarato nel contratto |
| Resoconto | Ogni mese: cosa è girato, cosa è fallito, quanto è costato in consumi |
| Tempi di risposta | Scritti, e distinti tra "è tutto fermo" e "c'è un dettaglio da sistemare" |
| Formazione | Sessioni quando entra una persona nuova o cambia qualcosa |
Se una di queste voci manca, chiedi perché. Se ne mancano tre, non è un contratto di assistenza.
Quanto costa
| Livello | Costo mensile | Per chi |
|---|---|---|
| Base | 350 – 600 € | Una o due automazioni, un report, poche integrazioni |
| Intermedio | 600 – 1.100 € | Più flussi attivi, un assistente ai clienti, integrazioni con due o tre programmi |
| Completo | 1.100 – 1.800 € | Sistemi collegati al gestionale, dati sensibili, necessità di risposta rapida |
Un riferimento utile: la manutenzione di un software costa in genere tra il 15% e il 25% del costo di sviluppo, ogni anno. Su un progetto da 5.000 euro sono 750–1.250 euro l'anno. Chi ti propone un progetto senza questa voce non te l'ha risparmiata: l'ha nascosta.
Le nostre formule sono descritte nella pagina assistenza e manutenzione.
Le sei domande da fare a chi ti assiste già
Valgono anche per il fornitore del gestionale che hai da anni.
- Come faccio a sapere che un'automazione si è fermata? Chi riceve l'avviso?
- Se si rompe qualcosa che avete fatto voi, la riparazione è compresa o mi mandate un preventivo?
- In quanto tempo intervenite se è tutto fermo?
- Chi ha le credenziali dei sistemi? Sono intestate alla mia azienda?
- Se un domani cambio fornitore, cosa mi consegnate e in quanti giorni?
- Esiste un documento che spiega come funziona quello che avete costruito?
Sulla quarta e sulla quinta si gioca tutto. Se le chiavi di accesso e il materiale sono intestati al fornitore, non stai comprando assistenza: stai comprando la possibilità di continuare a usare qualcosa che non è tuo.
Hai automazioni che nessuno controlla? Facciamo una verifica gratuita: cosa c'è attivo, cosa è a rischio, cosa serve per tenerlo in piedi. Mezz'ora.
Prendiamo in carico anche lavori fatti da altri
Capita spesso e non è un problema. Qualcuno ha costruito qualcosa, poi è sparito o ha cambiato attività, e adesso nessuno tocca più niente per paura di romperlo.
Come procediamo: si guarda cosa c'è, si documenta com'è fatto, si sistemano le cose più urgenti e si mette il controllo automatico. Da lì in poi è manutenibile.
L'unica condizione è avere accesso a quello che è stato costruito. Se le credenziali sono intestate a chi è sparito, la prima cosa da fare è recuperarle, e a volte è la parte più lunga.