Chatbot per aziende: quando serve davvero e quanto costa
In breve Un chatbot per il sito con risposte preimpostate costa da 30 a 150 euro al mese e serve per le domande più banali. Un assistente addestrato sui tuoi dati, che sa dirti se un articolo è disponibile o a che punto è un ordine, costa 1.800–5.000 euro una tantum e va in funzione in 3–6 settimane. La differenza tra i due si vede alla terza domanda del cliente.
Perché tanti chatbot vengono spenti dopo due mesi
Perché rispondono male. E rispondono male per un motivo preciso: non sanno niente della tua azienda.
Il cliente scrive "l'articolo 4412 è disponibile in blu?" e il chatbot risponde con gli orari di apertura. Dopo due settimane di figuracce, qualcuno lo toglie dal sito.
Il problema non era il chatbot. Era che gli avevano dato in pasto le pagine del sito e nient'altro. Le informazioni che servono al cliente stanno nel gestionale, non nella pagina "chi siamo".
Le tre categorie, senza giri di parole
Il chatbot a risposte fisse. Un menù di domande e risposte scritte a mano. Costa poco, si installa in un giorno. Va bene per orari, indirizzo, come si fa un reso. Alla prima domanda fuori elenco si arrende.
Il chatbot che legge il tuo sito. Un po' meglio: sa rispondere su quello che è scritto nelle pagine e nei documenti che gli dai. Utile se hai un catalogo o un manuale corposo. Non sa niente di ordini, disponibilità, scadenze.
L'assistente collegato ai tuoi sistemi. Sa se l'articolo c'è, a che punto è la spedizione, quanto ha comprato quel cliente l'anno scorso. Risponde con dati veri, aggiornati adesso. È questo che la gente si immagina quando dice "vorrei un chatbot", ed è l'unico che riduce davvero il lavoro.
| Tipo | Costo | Tempi | Risolve |
|---|---|---|---|
| Risposte fisse | 30 – 150 €/mese | 1–3 giorni | 20–30% delle domande |
| Addestrato su sito e documenti | 1.500 – 3.000 € | 2–3 settimane | 40–60% |
| Collegato ai sistemi aziendali | 1.800 – 5.000 € | 3–6 settimane | 60–80% |
Le percentuali variano molto per settore. Su un e-commerce con tante domande su ordini e spedizioni si sta in alto; su un'azienda che vende impianti su misura si sta in basso, perché ogni richiesta è diversa.
Dove metterlo
Sul sito è la scelta più comune, ma non sempre la migliore. Guarda da dove arrivano davvero le domande.
Su WhatsApp funziona benissimo in Italia, perché è dove i clienti scrivono già. Richiede l'account business e qualche giorno in più di configurazione.
Nell'e-commerce il valore è concentrato in tre domande: dov'è il mio ordine, questo articolo mi va bene, come faccio un reso. Se risolvi quelle tre, hai risolto la maggior parte del carico.
Dentro l'azienda, ed è la cosa che nessuno considera, spesso conviene di più. Un assistente che risponde ai commerciali su listini, disponibilità e storico cliente fa risparmiare più ore di uno rivolto ai clienti. E se sbaglia, il danno è molto minore.
Quando non conviene
Preferisco dirlo prima.
- Poche richieste. Sotto le 100–150 conversazioni al mese non si ripaga. Rispondere a mano costa meno.
- Ogni richiesta è diversa. Se vendi progetti su misura e ogni cliente ha un caso a sé, il chatbot fa da centralino e poco altro. Può comunque servire per raccogliere i dati prima del contatto umano.
- Le informazioni non esistono. Se le risposte stanno nella testa di due persone e non sono scritte da nessuna parte, prima vanno scritte. Quello è un lavoro a parte, e utile comunque.
- Vuoi che venda. Un assistente aiuta chi ha già deciso. Non convince chi non era interessato.
Quante domande ripetitive ricevi ogni settimana? Con quel numero si capisce in due minuti se ha senso. Mezz'ora, gratuita.
Le regole da rispettare dal 2026
Dal 2 agosto 2026 chi usa un sistema che dialoga con le persone deve dichiarare che si tratta di intelligenza artificiale. In pratica: una riga visibile nella chat che dice che sta rispondendo un assistente automatico, e la possibilità di passare a una persona.
Serve anche che chi gestisce lo strumento in azienda sia formato: è un obbligo in vigore dal febbraio 2025. Tutti i sistemi che consegniamo sono già conformi, e il quadro completo è nella guida all'AI Act.
Una nota pratica: dire che è un assistente automatico non riduce la soddisfazione, se l'assistente risponde bene. Quello che irrita i clienti è scoprirlo dopo aver perso dieci minuti.
Come si evita la figuraccia
Quattro accorgimenti che facciamo sempre.
- Il perimetro è scritto. L'assistente risponde su quello che sa e sulle altre cose dice che non sa e passa a una persona. Un assistente che inventa una risposta plausibile fa più danni di uno che tace.
- Si prova prima con domande vere. Si prendono trenta o quaranta domande realmente ricevute e si verifica cosa risponde. Prima del rilascio, non dopo.
- Il passaggio a una persona è sempre disponibile, in un clic, senza dover chiedere tre volte.
- Si guardano le conversazioni. Ogni settimana, all'inizio. È lì che si scopre cosa chiedono davvero i clienti, ed è spesso la parte più utile del progetto.