OCR + AI · Italia
Automazione documenti: i dati entrano da soli nel gestionale
Fatture, ordini, contratti e DDT letti con OCR e intelligenza artificiale, estratti e inseriti dove servono — senza digitazione manuale. Primo flusso in produzione in 2-4 settimane.
Flussi documentali da 1.500 € · Supervisione umana sulle eccezioni · AI Act by-design
Il problema
Quanto costa alla tua azienda ogni documento digitato a mano?
Il data entry è il lavoro più nascosto e più costoso dell'ufficio: non si vede nel fatturato, ma si vede ogni fine mese nel tempo che manca.
Le fatture le digitate una a una
Ogni fattura in ingresso passa dalla email al gestionale attraverso le mani di qualcuno: lettura, digitazione, controllo, contabilizzazione.
I documenti vivono in cartelle piene di PDF
Contratti, DDT, bolle e scadenze sparsi tra email, PEC e cartelle condivise: trovare un documento richiede più tempo di usarlo.
Il data entry è una voce di costo nascosta
Nessuno lo vede, tutti lo pagano: ore di inserimento dati ripetitivo che sottraggono tempo alle attività che generano valore.
Gli errori di battitura costano tempo e denaro
Un importo sbagliato, un codice cliente errato, una scadenza saltata: l'inserimento manuale è una fonte continua di rilavorazioni.
Il confronto
Prima e dopo l'automazione dei documenti
Per ogni tipologia di documento, cosa cambia nel lavoro quotidiano del team.
| Tipo di documento | Prima | Dopo | Tempo risparmiato |
|---|---|---|---|
| Fatture passive (ciclo passivo) | Lettura e digitazione manuale nel gestionale | OCR + estrazione dati + registrazione con controllo eccezioni | 70-90% del tempo di data entry |
| Ordini cliente via email/PDF | Inserimento manuale con rischio di errori | Lettura automatica, validazione, inserimento con conferma umana | 60-80% |
| Contratti e documenti legali | Lettura integrale per estrarre 3-4 dati | Estrazione automatica di parti, importi, scadenze, rinnovi | 50-70% |
| Bolle, DDT e documenti di trasporto | Archiviazione manuale, ricerche a perdita di tempo | Indicizzazione automatica e archivio ricercabile | 40-60% |
| Preventivi e pratiche ricorrenti | Riscrittura da zero ogni volta | Generazione dai dati esistenti con revisione finale | 50-70% |
Percentuali indicative, misurate sui progetti reali: dipendono dalla qualità dei documenti e dai sistemi in uso.
La soluzione
Come costruiamo il flusso documentale
Quattro passaggi, dalla mappatura dei documenti alla produzione.
- 01
Mappatura
Cataloghi i formati che entrano: fatture, ordini, contratti, DDT. Per ciascuno, quali dati servono e dove devono finire.
1 settimana - 02
Pipeline OCR + AI
Costruiamo il flusso di lettura ed estrazione dati con AI, addestrato sui tuoi documenti reali.
1-2 settimane - 03
Integrazione
I dati estratti entrano nel gestionale, nel CRM o nell'archivio, con regole di controllo e conferma.
1 settimana - 04
Produzione
Go-live con supervisione umana sulle eccezioni, monitoring e report mensile di accuratezza.
continuo
Cosa ottieni
Un ufficio che non riscrive più i documenti
- Pipeline OCR addestrata sui tuoi formati documento
- Estrazione dati con AI verificata a campione
- Flusso di approvazione con umano nel ciclo per le eccezioni
- Integrazione con gestionale, PEC ed email
- Archivio documenti indicizzato e ricercabile
- Audit trail completo per la conformità
Lettura intelligente
OCR potenziato da AI che capisce il contenuto, non solo i caratteri: importi, fornitori, riferimenti, anche su layout diversi.
Controllo a campione
Ogni estrazione è verificabile: l'umano approva le eccezioni e controlla a campione, con metriche di accuratezza nel report mensile.
Conforme per costruzione
Audit trail su ogni documento, accessi granulari e conservazione a norma: il flusso è pronto per l'audit AI Act e GDPR.
FAQ
Domande frequenti sull'automazione documenti
Cos'è l'automazione documenti e a chi serve?
È il sistema che legge i documenti in ingresso (fatture, ordini, contratti, DDT) con OCR e intelligenza artificiale, estrae i dati rilevanti e li inserisce dove servono — gestionale, CRM, archivio — senza digitazione manuale. Serve a ogni azienda con un ciclo documentale ricorrente: amministrazione, ufficio acquisti, commerciale.
L'OCR delle fatture è affidabile?
L'OCR classico riconosce i caratteri; il nostro layer AI capisce il documento: identifica fornitore, importi, aliquote, riferimenti anche quando il layout cambia da un fornitore all'altro. Il risultato passa comunque da un controllo umano sulle eccezioni: niente registrazioni non verificate.
L'estrazione dati dai documenti con AI funziona con i nostri formati?
Sì: addestriamo la pipeline sui tuoi documenti reali, non su template generici. Fatture XML (SDI) e PDF, ordini via email, contratti in Word o PDF: ogni formato viene gestito con il suo percorso di lettura.
Quanto costa l'automazione dei documenti?
Un primo flusso (es. fatture passive o ordini) parte da 1.500 € e arriva in produzione in 2-4 settimane. Il costo cresce con il numero di tipologie documentali e di sistemi da integrare. L'audit iniziale è gratuito.
Il data entry automatico elimina la persona?
No: elimina la digitazione. La persona resta al centro per controllo e approvazione delle eccezioni — ed è esattamente lì che la supervisione umana è obbligatoria anche per l'AI Act.
I dati dei documenti sono sicuri?
Sì: pipeline in cloud UE o on-premise, cifratura, accessi granulari e clausole di no-training sui modelli AI. I documenti non escono dal tuo perimetro senza il tuo consenso.
Quanti documenti digita a mano la tua azienda ogni settimana?
La call di diagnosi gratuita è gratuita e dura 30 minuti: misuriamo i volumi, identifichiamo il flusso da automatizzare per primo e ricevi il preventivo entro 24 ore.