Report vendite in Excel: come smettere di rifarlo ogni settimana
In breve Il report vendite che rifai ogni settimana in Excel può essere generato da solo, direttamente dai dati del tuo gestionale, e arrivarti via mail già pronto. Chi lo fa a mano ci mette in genere da mezza giornata a due giorni; dopo, restano dieci minuti di controllo. Costo per una PMI: 1.800–4.500 euro, in funzione dopo 2–4 settimane.
La scena
È lunedì. Apri l'export del gestionale. Apri il file dell'anno scorso per confrontare. Apri il foglio dove qualcuno tiene le note sui resi. Copi, incolli, aggiusti le colonne che si sono spostate, rifai la tabella pivot perché il formato della data è cambiato.
Verso le tre del pomeriggio il file è pronto. Lo mandi. Mercoledì qualcuno chiede "ma questo include gli omaggi?" e non sei sicuro.
La settimana dopo si ricomincia.
Perché continua a succedere
Non è colpa di Excel. Excel è ottimo per guardare i numeri. È pessimo per rifare lo stesso lavoro cinquanta volte l'anno.
Il problema è che i dati stanno già tutti nel gestionale. Vendite, clienti, articoli, costi, resi. Solo che il gestionale li tiene in una forma che serve a fatturare, non a capire. E allora qualcuno li tira fuori e li rimonta a mano. Ogni volta.
C'è una via di mezzo che quasi nessuno propone alle piccole aziende: lasciare i dati dove stanno e costruire una cosa che li vada a prendere da sola, li rimonti come serve a te, e ti mandi il risultato.
Come funziona, senza tecnicismi
- Colleghiamo una copia dei tuoi dati, in sola lettura. Il gestionale non viene toccato e non può essere modificato da questo collegamento.
- Mettiamo per iscritto cosa significano i tuoi numeri. Cosa conta come "venduto", se il margine è al lordo o al netto del trasporto, quali codici sono da escludere. Questa è la parte che richiede te, e dura un paio d'ore.
- Costruiamo il report come lo vuoi tu: le stesse voci, lo stesso ordine, gli stessi confronti a cui sei abituato.
- Lo programmiamo. Lunedì alle 7, o il primo del mese, o tutti i giorni alle 18.
- L'intelligenza artificiale aggiunge il commento: cosa è cambiato rispetto alla settimana prima, quali clienti sono calati, quali prodotti sono sotto il margine minimo.
- Se qualcosa esce dai binari, arriva un avviso senza aspettare il report.
Il risultato arriva come vuoi: PDF nella mail, foglio Excel scaricabile, pagina web da aprire dal telefono. Chi è affezionato a Excel continua ad avere Excel, solo che non lo compila più.
Cosa si può mettere dentro
- Vendite per cliente, per agente, per zona, per linea di prodotto
- Margini per articolo, con avviso quando scendono sotto la soglia
- Confronto con lo stesso periodo dell'anno precedente
- Fatturato per periodo, ordini in essere, insoluti e scaduto
- Scorte sotto il minimo, articoli fermi da troppo tempo
- Clienti che hanno smesso di comprare rispetto alla loro media
Non serve metterci tutto subito. Si parte da quello che guardi davvero.
Quanto tempo ci passi ogni settimana? Moltiplicalo per 46 settimane e per 25 euro l'ora. Quello è il costo annuo del tuo report. In mezz'ora gratuita ti diciamo se si può automatizzare e quanto costa.
Quanto costa e in quanto tempo
| Cosa | Costo | Tempo |
|---|---|---|
| Un report ricorrente, dal gestionale, con commento automatico | 1.800 – 3.000 € | 2–3 settimane |
| Più report collegati, con avvisi e pagina consultabile | 3.000 – 4.500 € | 3–4 settimane |
| Assistenza mensile (controllo, correzioni, modifiche) | 350 – 700 €/mese | Continua |
Un conto rapido: se oggi ci passi otto ore a settimana, quel lavoro ti costa circa 9.200 euro l'anno. Un progetto da 2.500 euro si ripaga in meno di quattro mesi.
"Ma il mio gestionale è vecchio"
Succede spesso e quasi mai è un ostacolo. Le strade sono tre e almeno una funziona quasi sempre:
- il gestionale è recente e permette di collegarsi direttamente;
- il gestionale è vecchio ma il suo archivio dati si può leggere in sola lettura;
- il gestionale non permette nulla, ma sa esportare file, e il file si può raccogliere e lavorare in automatico.
Nel dubbio, mandaci il nome del programma e la versione. In due giorni ti diciamo se è fattibile, prima di qualsiasi preventivo.
Cosa cambia davvero, oltre alle ore
Le ore risparmiate sono la parte facile da contare. Le due cose che i nostri clienti citano di più sono altre.
Il report arriva lunedì mattina invece che giovedì. Le decisioni sui prezzi e sugli ordini si prendono con tre giorni di anticipo.
E i numeri smettono di essere discutibili. Se "margine" è definito una volta sola, in riunione non si perde più mezz'ora a capire perché due file dicono cose diverse.